Administração do TempoA solução do problema Administração do Tempo implica na observação de três etapas: • Diagnose da forma de gastar o tempo (quanto tempo é despendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdício de tempo). • Soluções dos problemas diagnosticados como fontes de desperdício do tempo. • Aplicação do tempo ganho em atividades produtivas do ponto de vista individual, gerencial e organizacional. Para realizar um diagnóstico primeiro precisamos identificar quais são as atividades na nossa vida que estão consumindo nosso tempo. Temos que identificar quantas horas passamos conosco, com a família e no trabalho. Na maioria das vezes usamos mais tempo para o trabalho, depois com a família e em geral nada sobra para usarmos para nós mesmos. Abaixo são apresentadas algumas atividades que consomem nosso tempo e que podemos otimizar para termos uma distribuição de tempo mais equilibrada e, portanto, uma vida mais saudável. ReuniõesVocê finalmente está conseguindo cumprir o que havia planejado realizar durante o dia, quando é avisado que haverá uma reunião geral, dentro de 5 minutos. Qual é a sua reação? Bem, não será diferente da maioria dos profissionais que, todos os dias, enfrentam situações análogas à descrita acima: interrupção do trabalho, afobação, chateação, transferência de compromissos assumidos, e por vezes, ao retornar da reunião, a exclamação: “Não ficou nada resolvido!” Afinal, aquela reunião era realmente necessária? As reuniões fazem parte das mais usadas e menos aproveitadas ferramentas gerenciais. Segundo pesquisas realizadas no Brasil, cerca de 21% do dia comum de um diretor ou gerente é gasto em reuniões com seus subordinados, chefes ou pessoal externo. Ou seja, passamos boa parte da manhã (ou da tarde) de cada dia numa reunião qualquer. Um bom começo para implantar um programa eficiente de administração do tempo é atacar primeiro os maiores desperdiçadores de tempo: que tal as reuniões? Uma reunião tem por objetivo, através da troca de informações, num trabalho de equipe, identificar alternativas para a solução de problemas e definir a implementação das decisões adotadas nesse esforço cooperativo. As pesquisas realizadas no Brasil em administração do tempo indicam um percentual de 20% do dia de executivos e gerentes gasto na realização de entrevistas (contatos com apenas uma pessoa). O TelefoneMuitas pessoas preocupam-se em utilizar corretamente o telefone, mas poucas procuram estabelecer uma medida de eficiência nessa utilização. Observando diversos executivos, gerentes, profissionais e secretárias ao telefone notamos certas falhas de comportamento que comprometem o entendimento e conseqüentemente o aproveitamento dos assuntos tratados durante a conversação. Procuramos caracterizar, a partir dessas observações, alguns tipos de comportamentos de usuários de telefone e sugerimos maneiras de corrigir ou tratar com esses portadores de cacoetes: • O “assim assim” • O “sem fim” • O “mão única” • O “co-piloto” • O “distraído” Os subordinadosA melhor maneira de verificar se seus subordinados são um poderoso economizador de seu tempo é através de auto análise. Tente responder às seguintes questões: • Que tarefas você realiza que poderiam ser realizadas por outro? • Que tarefa(s) seus subordinados não realizam atualmente e que você gostaria de ver realizada(s). • Quais são os pontos fortes e fracos de seus subordinados?• Que treinamento deve ser dado a eles para superar os pontos fracos e reforçar os fortes? Existem muitas outras atividades que consomem nosso tempo, como, o computador, os e-mails, as redes de relacionamento, blogs entre outros, e, para conseguirmos distribuir nosso tempo harmoniosamente temos que analisar cada uma destas atividades e redistribuir o tempo despendido de forma que possamos ter equilíbrio entre nossa vida pessoal e profissional. | ||||||||||||||||
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